Konferenční hovor: Tipy na přípravu, náklady, moderování

Obsah

• Co je to konferenční hovor?
• Jak funguje konferenční hovor?
• Poskytovatel konferenčních hovorů
• Různé cenové modely pro konferenční hovory
• Co skutečně stojí konferenční hovor?
• Co potřebujete pro konferenční hovor?
• Typické problémy s konferenčními hovory
• Jak se lze vyhnout chybám v telco?
• Úkoly a funkce moderátora
• Jak funguje konferenční hovor s mobilním telefonem?

Konferenční hovor je dokonalým nástrojem pro snadnou, rychlou a levnou diskusi o profesionálních záležitostech s více než dvěma lidmi - ať už jde o projekty nebo prezentace. K tomu není nutné příliš velké technické úsilí. Pro moderní „Telco“ stačí jednoduchý telefon nebo mobilní telefon. Existuje však několik důležitých pravidel pro konferenční hovory, kterým byste měli předem věnovat pozornost. Naše kontrolní seznamy vám ukážou, které ...

Co je to konferenční hovor?

Telefonní konference nebo takzvané konferenční hovory jsou schůzky, na kterých se můžete pouze slyšet, ale nevidět. Termín telefonní konference - známý také pod zkratkou Telko nebo TK - se obvykle používá pro telefonní hovory s více než dvěma účastníky. Se třemi až čtyřmi účastníky, jeden mluví o třístranné konferenci nebo čtyřstranné konferenci. Všechno, co jde nad rámec toho, co se týče účastníků, je jen telco. Kromě toho se na telefonních konferencích rozlišuje podle typu připojení:

• Postup telefonického připojení
  Účastníci se na konferenci vytočí samostatně - jsou vybaveni příslušnými přístupovými údaji - a musí se ověřit pomocí kódu PIN.
• Postup vytáčení
  Účastníkům volá operátor telekomunikačního operátora nebo organizátor a konference je „načtena“. I když je proces pohodlnější, je také dražší pro organizátora, protože také nese všechny poplatky za připojení.

Jak funguje konferenční hovor?

Konferenční hovor lze rychle sestavit a implementovat. Mezitím je na internetu mnoho (v některých případech bezplatných) poskytovatelů telekomunikačních služeb (více v následující části). Velké předpoklady nemusí být splněny.

Moderní telefonní systém není nutný. Jednoduchý telefon nebo mobilní telefon je vše, co je potřeba pro tele meeting. Pokud tedy chcete zahájit konferenční hovor se třemi nebo více účastníky, potřebujete pouze tři jednoduché kroky:

• Zaregistrujte konferenční hovor
  Chcete-li zahájit konferenční hovor, musíte konferenční hovor zaregistrovat u vybraného poskytovatele. Tato registrace je obvykle vyžadována pouze jednou a je obvykle již možná na webových stránkách poskytovatele telekomunikačních služeb. K tomu obvykle potřebujete pouze jméno a e-mailovou adresu (bezplatní poskytovatelé je mohou komerčně používat) - nebo fakturační adresu (u poskytovatelů placených telekomunikací).
• Komunikujte přístupová data
  Obvykle vám bude přidělen takzvaný konferenční hovor. Všichni účastníci se mohou později připojit do této virtuální místnosti. Za tímto účelem má konferenční hovor dvoudílný přístupový datový klíč - telefonní číslo (vytáčené číslo) a konferenční PIN kód (vytáčecí kód, vytáčecí PIN nebo konferenční PIN). Díky datům se může kdokoli připojit ze svého telefonu, iPhonu nebo jiného smartphonu.
• Zahajte konferenční hovor
  Pokud mají všichni účastníci číslo a PIN, můžete začít. Uspořádejte čas, vytočte číslo a zahajte konferenční hovor. Vstup do místnosti obvykle trvá alespoň dva účastníky. Někteří poskytovatelé telekomunikací mají takzvaného vůdce konference - většinou z bezpečnostních důvodů. Má svého vlastního vedoucího konference PIN a poté je také tím, kdo umožňuje konferenční hovor všem. Do té doby ostatní účastníci slyšeli hudbu pouze v pořadí.

Poskytovatel konferenčních hovorů

Hovor z vašeho domácího nebo kancelářského telefonu vás spojí pouze s jednou další osobou. U konferenčního hovoru s více než dvěma účastníky proto musíte použít konkrétního poskytovatele nebo software.

To, které si vyberete, závisí na jedné straně na vašich očekáváních nebo požadavcích poskytovatele - na druhé straně samozřejmě na ceně nabídky. Představujeme vám různé poskytovatele, se kterými můžete uskutečnit konferenční hovor:

• Německý konferenční hovor
  Poskytovatel deutsche-telefonkonferenz.de inzeruje prostřednictvím „100% bezplatného konferenčního hovoru“. Takže nemusíte platit žádné další poplatky, musíte platit pouze za volání na pevnou linku. Po registraci obdržíte přístupové údaje e-mailem a můžete hned začít. Počet účastníků a doba trvání konference jsou neomezené.
• SmartConference
  Využíváte spoustu konferenčních hovorů, pro pravidelné schůzky, schůzky se zákazníky nebo pro práci v týmu? Poté si můžete u poskytovatele SmartConference uzavřít měsíční předplatné za 9,90. Za tuto pevnou cenu se k Telku může připojit až 5 účastníků. Pro větší skupiny platí dražší tarify až pro 25 účastníků.
• Whatsapp
  Možné jsou nejen krátké zprávy, ale také telefonní konference prostřednictvím Whatsapp. V aplikaci můžete snadno vytvořit skupinový hovor a přidat až sedm svých kontaktů. Snadné, rychlé a zdarma. Ideální pro soukromé uživatele, ale pro některé společnosti není tato varianta dostatečně profesionální. Kromě toho musíte být samozřejmě spojeni se všemi účastníky prostřednictvím Whatsapp.
• Skype
  Služba Microsoft Skype také nabízí funkci pro skupinové hovory. Chcete-li to provést, musíte do skupiny přidat požadované účastníky pomocí kontaktů nebo vyhledávání. Jakmile to bude vytvořeno, můžete zahájit skupinový hovor. Pokud všichni účastníci používají software Skype, je tento typ konferenčního hovoru zdarma.
• Obchodní konference Telekom
  Deutsche Telekom nabízí vlastní telefonní konferenční službu, která umožňuje jak jednoduché telekomunikační, tak webové konference. Kromě konverzace lze také sdílet dokumenty nebo zobrazovat prezentace. Při účtování podle využití jsou náklady kolem 10 centů za minutu a účastník. Konferenční hovor v délce 30 minut s 5 účastníky by stál přibližně 15 eur. Existují však také paušální modely pro různý počet účastníků.
• Meebl
  Společnost Meeble inzeruje několik bodů: bezplatně, bez registrace, bez reklamy a bez spamu. Musíte pouze zadat svou e-mailovou adresu a zobrazený kód - místnost pro konferenční hovor je nastavena a lze ji používat. Dostanete bezplatná telefonní čísla z Německa, Rakouska a Švýcarska. Pokud chcete službu podporovat, můžete si vybrat zpoplatněné číslo dobrovolně.

Ostatní (částečně placení) poskytovatelé v abecedním pořadí bez hodnocení: Arkadin Anytime, Cofonico, CSNConference, dtmsConference, EasyAudio, EcoTalk, Freetelco, FreeConferenceCall, Konferenz.eu, Globafy, Meetgreen, MeetYoo, MyTelco, Phonesty, PowWowNow, TalkYoo, Telefonkonferenz.de, Telekonferenz.de, Telekonferenz.de VoiceMeeting, Woopla.

Různé cenové modely pro konferenční hovory

Navzdory velkému výběru různých poskytovatelů lze cenové modely rozdělit do pouhých dvou kategorií. Při výběru vhodného řešení si můžete vybrat mezi těmito (a přidruženým poskytovatelem):

• Fakturace na základě využití
  Platí se zde za minutu a na účastníka. Poskytovatelé přesně měří, kolik účastníků bylo vytočeno do konferenčního hovoru a po jakou dobu. Po vynásobení uvedeným tarifem bude výsledkem fakturační částka.
• Paušální s předplatným
  Pevná cena, kterou můžete utratit za konferenční hovory tak často a tak dlouho, jak chcete. Výše ceny za předplatné závisí na počtu účastníků. Kolem 10 eur měsíčně za hovory až se 7 uživateli.

Nejlepší je zjistit, která možnost se vám vyplatí. Časté telefonní konference s dlouhým trváním a mnoha účastníky jsou v první variantě výrazně dražší. Na druhou stranu, pokud vás jen zřídka pozvete k telco v malých skupinách, možná platíte příliš mnoho s paušálem.

Co skutečně stojí konferenční hovor?

Mnoho poskytovatelů inzeruje, že jejich konferenční hovory jsou zdarma - při bližším zkoumání to často není úplně pravda: Buď existují omezení počtu účastníků, nebo je první krok - registrace - zdarma. I když neexistují žádné smluvní závazky nebo měsíční náklady, obvykle jsou za dobu hovoru během konferenčního hovoru nízké poplatky za minutu.

Které náklady vznikají, také záleží na tom, odkud se příslušní účastníci vytáčejí do sítě. Každý účastník zpravidla platí náklady na připojení k německé pevné síti. Závisí to na příslušném poskytovateli telefonů: Pokud máte v německé pevné síti paušál, nebudete muset platit žádné zvláštní poplatky;

Jsou však myslitelní i účastníci ze zahraničí, kteří nemají zvláštní podmínky pro německou pevnou síť. V závislosti na poskytovateli existuje také možnost vedoucího konference, který předpokládá poplatky za telefonní konferenci pro každého. V takových případech je poté odebráno odpovídající předplatné.

Co potřebujete pro konferenční hovor?

Než si vyberete správného poskytovatele konferenčních hovorů, měli byste si udělat pár formálních úvah o samotném konferenčním hovoru. Tato kritéria mají dopad na výběr poskytovatele, a tím i na náklady na konferenční hovor:

• Počet zúčastněných: Kolik účastníků se účastní telco?
• Původ: Vytočí se volající ze zahraničí?
• Náklady: Kdo platí poplatky za konferenční hovory?
• Další funkce: Potřebujete služby, jako je ovládání webu (pro paralelní prezentace) nebo funkce nahrávání?

Standardizované konferenční hovory a poskytovatelé zpravidla postačují až pro deset účastníků. Měli byste však věnovat zvláštní pozornost internacionálnosti volajících a omezení počtu účastníků, jinak by se to mohlo rychle stát nákladným.

Typické problémy s konferenčními hovory

I přes jednoduchou technologii se konferenční hovor může pokazit. Mezi běžné problémy patří:

• Problémy s vytáčením
  V konferenčních hovorech je často alespoň jedna osoba, která nevytočí číslo - buď proto, že přístupová data jsou nesprávná (nebo byla zaznamenána nesprávně), nebo proto, že použitý software (například pro Skype) je zastaralý.
• spojení
  Nikdo s tím nemůže nic dělat, ale je nepříjemné, když účastníci opakovaně odlétají z konferenčního hovoru a musí se například znovu vytočit kvůli špatnému (rádiovému) spojení.
• Hluk v pozadí
  Pokud účastníci poslouchají hudbu na pozadí, je otevřené okno nebo účastníci jednoduše zapomněli stisknout tlačítko ztlumení během rozhovoru s jinou osobou v kanceláři, je to velmi nepříjemné.
• Řečová disciplína
  Protože se nikdo navzájem nevidí, neexistuje neverbální komunikace, která by signalizovala například to, kdo bude mít další slovo. Účinek: Je těžké koordinovat, kdo kdy mluví. Všichni odpoví na otázku současně nebo nikdo.

Jak se lze vyhnout chybám v telco?

Níže vám také poskytujeme dokument PDF, který si můžete zdarma stáhnout a který obsahuje mnoho tipů pro přípravu a pořádání telefonních konferencí. Tím se vyhnete nepříjemným nehodám a přispějete k úspěchu konferenčního hovoru.

Stahováním se vyhnete chybám

Úkoly a funkce moderátora

Jako moderátor máte během konferenčního hovoru zvláštní roli. Přinášejí pořádek k rozhovoru. Jste zodpovědní za následující úkoly:

• otevírací
  Zdravíte všechny přítomné. Vysvětlují, proč telco probíhá a o čem bude v dalším kurzu.
• představení účastníků
  Pokud se nejedná o běžný konferenční hovor nebo o nové účastníky, měli byste se navzájem seznámit, abyste vytvořili příjemnou atmosféru pro diskusi.
• koordinace
  Vaším hlavním úkolem je koordinovat jednotlivé projevy a řídit diskusi. Nejjednodušší věc je dát (a stáhnout) slovo účastníkům.
• čas
  Dávejte pozor na hodiny, aby nedošlo k překročení doby konferenčního hovoru. Zajistěte, aby byla agenda také propracována.
• souhrn
  Moderátor konferenční hovor zavře. Na konci byste měli shrnout výsledky, nastínit další kroky a určit, kdy se bude konat příští schůze.

Jak funguje konferenční hovor s mobilním telefonem?

Konferenční hovory s mobilním telefonem nebo iPhone v zásadě nefungují jinak než ostatní. Především se musíte ujistit, že má váš mobilní telefon dostatečnou výdrž baterie - delší hovory na smartphonu jsou často vyloženě energetickými žrouty. Měli byste také předem zajistit, aby vaše smlouva o mobilních telefonech obsahovala paušální sazbu pro pevnou síť. Jen tak můžete mít konferenční hovor opravdu zdarma.

Během konferenčního hovoru s mobilním telefonem Obzvláště se doporučují aplikace, jako je služba Whatsapp messenger. Uživatelé iPhonu i majitelé chytrých telefonů se systémem Android se stejně snadno obejdou bez dalších aplikací, protože jejich mobilní telefon již tuto funkci obvykle obsahuje. Princip je stejný: Nejprve musíte zavolat někomu, kdo váš hovor přijme, aby bylo možné přidat další účastníky prostřednictvím symbolu telefonu se znaménkem plus. Upozornění: všichni účastníci musí být uloženi ve svých mobilních telefonech. Konferenční hovor se navíc odpojí v okamžiku, kdy zavěsíte.